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档案管理系统检索功能还能这样玩?

2019-09-27

随着企业现代化管理水平的不断提高,企业档案已成为一项同人、财、物同等重要的资源,其地位和作用愈来愈受到人们的重视。从某种意义上讲,企业档案储备实际上可以理解为企业技术、企业知识储备的一种形式,它的丰富程度,标志着企业技术内在潜力的大小和企业发展后劲的强弱。

那么企业档案的价值作用究竟有哪些,大体可以归纳为以下四个方面:

1、企业科学决策的依据。

2、 企业效益的记录体现。

3、企业知识的重要资源。

4、企业生产经营的重要佐证。


虽然档案在企业中有着这么重要的作用,但大多数企业在纸质档案管理过程中还是存在着很多的问题:

1、档案多而乱,易丢失。

2、各部门分别归档保存,没有统一管理。

3、无法随时随地查看档案。

4、 档案泄露,企业蒙受损失。

在传统纸质档案管理过程中,需要查询档案,一般需要去到档案的管理部门进行申请,然后档案管理人员根据档案查询的申请,去到档案室提取档案,然后再交到申请人手上。

假如这个申请人,只是想了解一份档案内容中的一点,但他想到要花费那么长的时间去看这一点的内容,其内心会觉得不值得,就会放弃查看档案的想法,随着时间的累积,会直接影响其在决策中所使用的依据。



会博通知识管理系统,提供超强的搜索功能,帮助企业解决这个烦恼的问题,当员工想要某份档案资料内容的时候,输入关键词就能快速查到所要的内容,并且会博通支持PC和移动端,同时打通钉钉、微信、云之家,让员工随时随按权限查看所需要的内容,为公司的决策提供重要支持。



加拿大28管理系统的搜索功能特色

1、受权限管控的搜索平台

会博通的搜索平台完全受系统的权限管理体系管控,员工不仅能快速查看档案资料,还能保障到公司机密档案不被泄露。


如果员工没有查阅档案文件的权限,或者是需要借用档案原件或复印件时,可以在系统上直接发起借用流程申请,等管理员看到这个申请的基本信息,觉得符合借用用途,就可以在后台进行对这个文件查阅的权限开放给这个员工。



2、超强的搜索词功能

会博通知识管理系统的搜索功能支持关键词、全文、类自然语言以及二次搜索,让员工快速找到所需的档案资料。因为档案的内容和数量那么多,员工很难记住具体的内容,会博通提供多种类型的搜索功能,让员工能快速找到所需档案。



3、组合筛选搜索功能

会博通还提供的自定义组合筛选搜索条件功能,企业可以预先设置好常用的搜索条件,例如项目档案的搜索,可以组合筛选的条件,如下图所示:搜索主题包括合同,密级是机密且状态是未移交的合同,这些预设好的档案搜索类型,可以让员工日常的信息获取更为高效。



会博通知识管理系统搜索功能的应用价值

1、既保证了档案安全性,又让员工随时随地查阅档案内容。

2、让企业每一份档案的价值发挥得“淋漓尽致”。

3、提高企业对档案利用的效能。