资讯

您当前位置: 首页 >> 知识学院

公司档案资料太多?专业高效档案管理,节省90%成本

2019-09-05

档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

但纸质档案管理的繁重正在为众多行业客户带来困扰:

制造业:我们每天有上千份的销售合同,要产生数百份产品技术文件,外加几千、上万的员工档案、怎么也得几十人的档案管理团队,才能忙的过来。

政府机关:我们各个机关单位的档案材料都是社会发展的重要资料,办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息都要记录,经过长时间的积攒,要调阅一份几年前的档案,都要好几个礼拜才能找到,有时找到了还缺失了一部分。

医疗行业:我们医院医生和护士总共几千名,产生的人事档案几千份,某个医生岗位调动,人事档案调动耗时几个月。

银行业:我们每天都要为大批个体,企业办理各类存款贷款,理财项目,每项业务材料都是重要档案资料,几个月,几年后信贷档案成堆,有时想要抽查档案资料,则需要数十个管理员协助。

……

这些海量的档案资料,管理过程中都会出现成本高,工作量大,查询难等问题。

会博通结合各大行业客户服务经验,以“权限”和“借还”两大功能体系为基础,帮助客户统一管理纸质和电子档案,实现数字化、高效化管理档案。




加拿大28效管理体现

1、“录入”不费时

各类的证照、合同、产品技术文件、人员信息都是企业的重要档案资料,如果全靠员工一一录入和整理,不仅耗时耗力,而且成本也高。

现在借助会博通标准化的档案信息管理,就可以实现分布式的档案录入,使用流程化归档的方式,由各职能部门各自把所有的纸质文档录入系统,形成实物档案与电子信息一一对应的电子档案库,并提交移交归档入库,让管理人员在会博通系统就能高效管理档案。



a、档案分类、目录清晰

将档案标准化进行分类是高效整理的第一步,会博通可完全适应各行业个性化的档案分类需求,无论是合同类、产品类、人事类、经营管理类还是与自身业务息息相关的业务档案,每样档案都能个性化配置。

b、档案信息“条码化”

每份电子档案都能生成自己专属“条形码”、电子标签以及二维码,上面记录了每份档案的基本信息,比如“存放地点”、“档案编号”等,并且也可快速的实现查找的功能。



为了方便和纸质档案对应,客户可以直接在系统批量生成二维码或者条形码,打印后黏贴在对应的纸质档案上,扫一扫就能了解基本信息,以及定位档案。

2.“借阅”不求人

在档案纸质管理时代,借阅难倒了很多企业,一来档案太多找起来麻烦,有些档案借出去没还,自己还不知,并且每次借阅都得麻烦人,双方时间都耽误了。

会博通提供纯线上、纯线下以及线上线下结合的借还管理体系,全面记录档案的应用情况,从而不再出现档案资料管理不规范,纸质档案难寻找、易丢失等尴尬问题。



3.“查”不用等

在纸质档案管理时代,想要从海量的档案中查找,需要要叫上几个管理员一起帮忙,但这时可能就要等他们有空,才能一起帮忙找了。

会博通提供受权限体系管控的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,快速找到所需档案。

4.“还”不超期

纸质档案因为追回不及时,常常会出现耽误使用、重要档案丢失现象。现在可以借助会博通的流程管控系统,可以智能掌控档案的整个借阅过程。当借出去的档案资料,超过期限,系统中会出现红色的警告信息,并且系统也会通过短信、流程代替管理人员智能提醒借阅人。

加拿大28能价值




会博通可以把不同类型、性质的档案进行分门别类且集中统一管理的平台,实现档案的有序化管理,避免出现人员流失造成的档案丢失,并且还提供权限管理以及借还管理两个管理体系,实现档案的规范化应用,解决档案利用不便,防止档案去向不明,被恶意扩散等尴尬情况。