应用概述

文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存,变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触,也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合,往往难以达到理想的效果。

Alternate Text

文档管理常见问题

文档众多、类型各异,散落存储在员工各个电脑上,需要查找调阅时东奔西跑,非常不便。

员工离职或调岗后,项目的整体方案资料可能会丢失、外泄,严重威胁到文档安全。

员工可以不经过公司相关领导审批,将内部重要文件外发给客户。

数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。

采用传统的纸质管理,不仅容易丢失,而且大量复印、打印,纸张成本很高,浪费严重。

纸质文件不易保存,重要文件损坏后不可修复。

对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等。

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集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料

多样化组合方式实现工作记录

加拿大28

会博通就像您操作系统中的资源管理器一样,可自定义管理分类(类和文件夹),用于管理不同类型、来源的文档资料。

属性自定义

提供信息属性的自定义,为系统不同类型的文档赋予对应的属性,例如合同、图纸、图书等不同的属性配置。


正文与附件

系统中的每一条信息均可实现区分正文与附件的管理。


份数管理

支持一式多份的文件管理,并可对应进行借阅、归还及发放登记。

个人文档管理

提供同样可自定义分类及对应属性的个人文档存储空间。

存放地点

可在系统中预览信息条目对应实体的位置定位,实现快速存取。

格式支持

基本支持所有不同格式的文件,可在线编辑及保存上传,常用的文档格式(如Office、PDF、图片等)可由系统插件管理。

多种存储方式

支持多服务器、数据库的存储管理,并可实现服务器、数据库间的数据转存或复制。


内容关联

可对文档实现在线编辑,并完美集成Office,不改变用户的文档操作习惯,使用便捷。


文档汇编

提供基于搜索结果的编研成果目录发布,形成主题、成果等汇编文档。

在线编辑

可对文档实现在线编辑,并完美集成Office,不改变用户的文档操作习惯,使用便捷。

版本管理

每次修改均会保留历史版本,避免文档丢失及误操作。

变更管理

可对文档发起变更流程(可套用流程模板),变更过程中只能阅读,审定后替换成最新版本,并保存操作记录与历史变更版本。

自动编号

不仅可以按年度和文件字号自动产生编号,而且还能自定义编号方式。


提醒功能

可对每一份文档设置周期性的提醒(如过期、到期等)。



正文模板

可套用预先设计好的文档格式模板,适用于红头文件、合同、授权委托书等有固定格式的文档,支持关键属性的自动读写。

表格设计与打印

可使用预先设计好的表格格式,获取指定的信息属性形成文档清单。

回收中心

提供个人回收站及系统回收中心,误删文件可从回收站还原。

加拿大28管理,应用到具体业务中,不再成为“额外工作量”

共享协同

系统中的任何文档都可以发起流程流转,如文档共享、归档移交、合同草拟审批等应用。

借阅审批

可对没有权限应用的文档发起借用申请,快捷实现审批授权阅读,并可限定电子文档的借出权限与时间,让文档流转更为安全,易传易收。

自由流程

程在流转过程中了灵活修改或增减处理人员与步骤,亦可固化审批流程。




加拿大28

支持自定义设置表单与流程步骤的流程模板管理,方便实施规范化的业务审批。

在线编辑

文档流转过程中可实现在线编辑修改,并可记录修改痕迹,真正实现电子化办公。

在线预览

可不使用第三方程序,直接在浏览器中预览带有防扩散水印的office、设计等常用格式文档。

不限单一地域、单一时间,全面实现移动化应用(多终端、协作、互助)

移动文档

实现文档流转、业务处理、协同编辑及流程审批等多种方式轻松连接员工与工作,随时“掌”握企业文档。

移动阅读

提供具有手写、文字批注、语音朗读以及同步阅读的阅读工具,以人为本,享受舒适的阅读体验。

强大的适应性选件,让文档管理与应用更具效能

文档服务器选件

对于用户量较少的客户,文档处理直接嵌在会博通系统中,但对于并发用户数较大的客户来说,文档处理所占用的服务器资源会非常大,为了改善客户体验,提高文档处理的响应速度,可安装独立的文档服务器,专责处理文件的上传、下载、转换与阅读等占用系统资源较多的操作。

加拿大28件

对于普通用户,直接利用数据库所提供的搜索(含全文搜索)功能即可满足要求,但对于查准率和效率要求更高的客户来说,配置搜索引擎将是更好的选择。






文档OCR引擎选件

如果客户在文档数字化过程中,会产生大量的扫描文件,而这些扫描文件实际上都是以图片的方式存储的,为了搜索和利用方便,将其转换为计算机可识别和处理的文字,是一种不错的选择。

加拿大28制,让组织的核心竞争力得以安全地传播与利用

痕迹记录

系严密的权限控制,用户对具体某一份文档的操作都有痕迹记录。

USBKey

支持USBKey安全认证登录。


数字证书

支持SSL证书,
实现加密传输。

机器指纹

可根据用户终端机器指纹进行登录限制。


登录安全

支持账密加密传输、手机验证码登录、强密码以及错密锁定等安全方案。

防扩散水印

只读状态的office、图片、PDF等格式文档均有水印显示,防止恶意扩散。